Wie bereiten wir einen KI-Workshop vor, damit wir an einem echten Prozess arbeiten können?
Eine praktische Vorbereitung für Aufgabe, Daten, Teilnehmende, Zugänge und Erfolgskriterien.
Die kurze Antwort
Wählt einen kleinen wiederkehrenden Prozess mit bekannten Eingaben und einem Ergebnis, das die Teilnehmenden fachlich prüfen können. Dokumentiert den heutigen Ablauf, benennt Verantwortliche und Fehlerfälle, bereitet freigegebene Beispieldaten vor und klärt benötigte Konten. Ein enger, prüfbarer Fall ist wertvoller als ein grosser Automatisierungswunsch.
Die Vorbereitung muss keine fertige Lösung liefern. Sie soll dafür sorgen, dass im Workshop an einer echten Entscheidung gearbeitet wird und nicht zuerst grundlegende Zuständigkeiten gesucht werden müssen.
1. Einen begrenzten Prozess auswählen
Geeignet ist eine wiederkehrende Aufgabe mit erkennbarem Anfang und Ende. Haltet fest, wer heute beteiligt ist, welche Eingaben verwendet werden und welches Ergebnis entsteht.
Vermeidet für den ersten Versuch Prozesse, bei denen ein Fehler unmittelbar grosse finanzielle, rechtliche oder persönliche Folgen hätte.
2. Prüfung und Verantwortung benennen
Mindestens eine teilnehmende Person muss das Ergebnis fachlich bewerten können. Benennt ausserdem, wer Daten freigibt, wer Ergebnisse kontrolliert und wer einen Ablauf stoppen darf.
Mehrere Abteilungen können teilnehmen, wenn sie am gleichen Prozess und denselben Übergaben arbeiten.
3. Unterlagen und Zugänge vorbereiten
Bereitet wenige freigegebene oder anonymisierte Beispiele vor. Klärt vorab, welche KI-Werkzeuge, Modellzugänge oder internen Systeme genutzt werden dürfen. Fehlende Konten und technische Abhängigkeiten sollten vor dem Termin sichtbar sein.
Im Workshop für KI-Workflows werden daraus Eingaben, Bearbeitungsschritte, Kontrollen und Freigaben dokumentiert.