KI-Richtlinie für Unternehmen: Vorlage und Checkliste

Eine kurze KI-Richtlinie klärt erlaubte Werkzeuge, Daten, Prüfungen und Verantwortlichkeiten. Dieser Leitfaden enthält eine kopierbare Vorlage für Schweizer Unternehmen und verweist bei rechtlichen Aussagen auf offizielle Bundesquellen.

Jan-Hendrik Heuing14. September 2026

Eine KI-Richtlinie beantwortet Mitarbeitenden konkrete Fragen: Welche Werkzeuge dürfen sie nutzen? Welche Daten dürfen sie eingeben? Wer prüft ein Ergebnis? Wann braucht es eine Freigabe?

Dieser Artikel bietet eine praktische Ausgangsvorlage für Schweizer Unternehmen. Er ist keine Rechtsberatung und ersetzt weder die Prüfung des konkreten Einsatzes noch eine Beratung zu Datenschutz, Arbeitsrecht, Urheberrecht, Berufsgeheimnissen oder branchenspezifischen Vorgaben.

Die rechtlichen Hinweise stützen sich auf den Stand vom 14. September 2026 und auf direkt verlinkte Quellen des Bundes.

Warum eine kurze Richtlinie oft besser funktioniert

Eine umfangreiche Weisung hilft wenig, wenn Mitarbeitende bei einer Kundenmail nicht wissen, ob sie den Text in ein KI-Werkzeug eingeben dürfen. Die erste Fassung sollte wenige Fragen eindeutig beantworten:

Welche KI-Werkzeuge sind freigegeben?
Für welche Aufgaben dürfen sie eingesetzt werden?
Welche Informationen dürfen nicht eingegeben werden?
Welche Ergebnisse müssen Menschen prüfen?
Welche Anwendungen brauchen eine zusätzliche Freigabe?
Wer beantwortet Fragen und bearbeitet Vorfälle?

Die Richtlinie sollte zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen. Wie du geeignete Aufgaben auswählst und einen prüfbaren Ablauf aufbaust, erklärt der Artikel KI im Arbeitsalltag.

Schweizer Datenschutzrecht und KI

Das Bundesgesetz über den Datenschutz ist technologieneutral. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass es auf KI-gestützte Datenbearbeitungen direkt anwendbar ist.

Entscheidend ist, ob Personendaten bearbeitet werden. Bei Kundendaten, Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen, Supportfällen oder Dokumenten mit Namen ist das häufig der Fall.

Für eine betriebliche Richtlinie sind unter anderem folgende Punkte relevant:

Artikel 6 DSG regelt die Grundsätze der Datenbearbeitung, darunter Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweck und Richtigkeit.
Artikel 7 verlangt Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen.
Artikel 8 verlangt eine dem Risiko angemessene Datensicherheit.
Wenn ein externer Anbieter Personendaten im Auftrag bearbeitet, sind die Voraussetzungen von Artikel 9 zu prüfen.
Für die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland gelten Artikel 16 und 17. Der EDÖB erläutert die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland.
Artikel 19 betrifft die Information über die Beschaffung von Personendaten. Der EDÖB beschreibt die Informationspflicht.
Bei einer automatisierten Einzelentscheidung kann Artikel 21 eine Information und die Möglichkeit einer menschlichen Überprüfung verlangen.
Bei einem voraussichtlich hohen Risiko ist nach Artikel 22 zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Der EDÖB stellt dazu Erläuterungen und ein Merkblatt bereit.

Eine KI-Richtlinie sollte diese Anforderungen nicht in ein pauschales Versprechen wie «DSG-konform» übersetzen. Ob eine Bearbeitung zulässig ist, hängt von Daten, Zweck, Anbieter, Konfiguration, Vertrag und Prozess ab.

Mitarbeitendendaten brauchen klare Grenzen

KI kann Bewerbungen sortieren, Leistungen bewerten, Kommunikation analysieren oder Aussagen über Mitarbeitende ableiten. Solche Anwendungen gehören nicht in einen allgemeinen Selbstbedienungsbereich.

Für technische Überwachungs- und Kontrollsysteme am Arbeitsplatz enthält Artikel 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz besondere Vorgaben. Das SECO stellt dazu eine Wegleitung zu Artikel 26 ArGV 3 bereit.

Eine interne Richtlinie sollte deshalb festhalten, dass KI nicht ohne vorgängige fachliche und rechtliche Prüfung zur Überwachung, Bewertung oder Auswahl von Mitarbeitenden und Bewerbenden eingesetzt werden darf.

Urheberrecht und Nutzungsrechte

Texte, Bilder, Präsentationen, Fotografien und Computerprogramme können urheberrechtlich geschützt sein. Das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum fasst die Grundlagen des Schweizer Urheberrechts zusammen.

Prüft im Arbeitsalltag:

Dürfen die Ausgangsinhalte in das Werkzeug eingegeben werden?
Dürfen erzeugte Texte, Bilder oder Codes gemäss den Bedingungen des Anbieters verwendet werden?
Enthält das Ergebnis erkennbare Bestandteile fremder Werke, Marken oder Personen?
Sind Quellen, Lizenzen und Freigaben dokumentiert?
Wer prüft Inhalte vor einer externen Veröffentlichung?

Die Richtlinie muss nicht jede urheberrechtliche Frage beantworten. Sie muss deutlich machen, wann Mitarbeitende eine Prüfung einholen sollen.

Ein einfaches Modell für erlaubte Daten

Eine Ampel ist leichter anwendbar als eine lange Liste juristischer Begriffe. Sie muss an die Datenklassen des Unternehmens angepasst werden.

Stufe	Beispiele	Grundregel
Grün	öffentlich verfügbare eigene Inhalte, freigegebene Vorlagen, künstlich erzeugte Testdaten	Nutzung in freigegebenen Werkzeugen erlaubt
Gelb	interne Arbeitsunterlagen, nicht öffentliche Projektdaten, einfache Personendaten	nur für genehmigte Zwecke und mit festgelegten Schutzmassnahmen
Rot	Passwörter, Zugangsschlüssel, besonders schützenswerte Personendaten, Berufsgeheimnisse, vertrauliche Kundeninformationen, nicht freigegebener Quellcode	keine Eingabe ohne ausdrückliche Freigabe und dokumentierte Prüfung

Die Ampel ist eine organisatorische Arbeitshilfe, keine rechtliche Qualifikation. Ein scheinbar harmloses Dokument kann durch seinen Kontext vertraulich oder personenbezogen sein.

Kopierbare Vorlage für eine KI-Richtlinie

Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und streiche Regeln, die nicht zu eurem Betrieb passen. Lasst die angepasste Fassung vor der verbindlichen Einführung intern und bei Bedarf rechtlich prüfen.

KI-Richtlinie von [Unternehmen]

Version: [Nummer]
Gültig ab: [Datum]
Verantwortlich: [Name oder Rolle]
Kontakt für Fragen und Vorfälle: [Kontakt]
Nächste Überprüfung: [Datum]

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die berufliche Nutzung generativer KI und anderer
KI-gestützter Werkzeuge durch Mitarbeitende, externe Mitarbeitende und
Auftragnehmende von [Unternehmen].

Sie gilt für Eingaben, hochgeladene Dateien, erzeugte Ergebnisse,
Automatisierungen und Verbindungen zu internen oder externen Systemen.

2. Freigegebene Werkzeuge

Für berufliche Aufgaben dürfen nur folgende Werkzeuge und Kontotypen verwendet
werden:

- [Werkzeug, freigegebener Kontotyp, erlaubter Zweck]
- [Werkzeug, freigegebener Kontotyp, erlaubter Zweck]

Private Konten oder nicht freigegebene KI-Dienste dürfen nicht mit
Unternehmensdaten verwendet werden. Neue Werkzeuge werden von [zuständige Rolle]
geprüft und freigegeben.

3. Erlaubte Anwendungen

Ohne zusätzliche Freigabe dürfen freigegebene Werkzeuge für folgende Aufgaben
eingesetzt werden:

- Strukturieren und Umformulieren freigegebener Inhalte
- Erstellen erster Entwürfe
- Zusammenfassen freigegebener Unterlagen
- Entwickeln von Varianten und Arbeitshypothesen
- Arbeiten mit künstlichen, anonymisierten oder ausdrücklich freigegebenen Daten
- [weitere erlaubte Anwendungen]

Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Person, die das Ergebnis verwendet
oder weitergibt.

4. Daten und Eingaben

Grüne Daten dürfen in den dafür freigegebenen Werkzeugen verwendet werden:
[Definition oder Verweis auf interne Datenklassifikation]

Gelbe Daten dürfen nur verwendet werden, wenn Anwendungsfall, Werkzeug und
Schutzmassnahmen freigegeben sind: [Definition]

Rote Daten dürfen nicht eingegeben oder hochgeladen werden, solange keine
ausdrückliche, dokumentierte Freigabe vorliegt: [Definition]

Passwörter, API-Schlüssel und Zugangscodes dürfen nie in frei formulierte
KI-Eingaben aufgenommen werden. Es werden nur Daten verwendet, die für die
Aufgabe erforderlich sind.

5. Anwendungen mit vorgängiger Freigabe

Folgende Anwendungen brauchen vor einem Test oder produktiven Einsatz die
Freigabe von [zuständige Rolle]:

- Bearbeitung von Kunden-, Personal- oder Bewerbungsdaten
- Entscheidungen oder Empfehlungen über einzelne Personen
- Überwachung oder Bewertung von Mitarbeitenden
- automatische Kommunikation mit Kunden oder Öffentlichkeit
- Änderungen an produktiven Daten oder Systemen
- Verbindung mit E-Mail, CRM, Dateiablagen, Buchhaltung oder internen Systemen
- Verarbeitung besonders schützenswerter Personendaten
- rechtliche, medizinische, finanzielle oder andere folgenreiche Beurteilungen
- Entwicklung oder Veröffentlichung von Software
- [weitere Anwendungen]

6. Qualitätskontrolle

KI-Ergebnisse werden vor ihrer Verwendung durch eine fachlich geeignete Person
geprüft. Die Prüfung umfasst je nach Aufgabe Fakten, Zahlen, Quellen,
Vollständigkeit, Berechnungen, Rechte, vertrauliche Angaben und mögliche Folgen
eines Fehlers.

Ein Ergebnis darf nicht allein deshalb übernommen werden, weil es sprachlich
sicher oder vollständig wirkt.

7. Entscheidungen und Verantwortung

KI darf Entscheidungen vorbereiten. Die verantwortliche Person muss die
Entscheidungsgrundlage verstehen und das Ergebnis prüfen können.

Entscheidungen mit erheblichen Folgen für Personen dürfen nicht ohne vorgängige
Prüfung des Verfahrens vollständig automatisiert werden.

8. Transparenz

Wenn Personen direkt mit einem KI-System interagieren oder KI einen wesentlichen
Teil einer externen Kommunikation übernimmt, prüft [zuständige Rolle], welche
Information oder Kennzeichnung erforderlich ist.

KI-generierte Inhalte dürfen Herkunft, Identität, Aussagen oder Handlungen einer
Person nicht irreführend darstellen.

9. Urheberrecht, Lizenzen und Vertraulichkeit

Es dürfen nur Inhalte eingegeben werden, für deren Verwendung eine Berechtigung
besteht. Vor Veröffentlichung oder Weitergabe werden Rechte, Lizenzen, Quellen
und erkennbare Übernahmen geprüft.

Geschäftsgeheimnisse und Informationen mit Geheimhaltungspflicht dürfen nur in
ausdrücklich freigegebenen Verfahren bearbeitet werden.

10. Sicherheit und technische Nutzung

Mitarbeitende dürfen Sicherheitswarnungen, Zugriffsbeschränkungen und
Freigabeprozesse nicht mit KI-Werkzeugen umgehen. Von KI erzeugter Code, Formeln,
Konfigurationen und Automatisierungen werden vor dem produktiven Einsatz geprüft.

KI-Werkzeuge erhalten nur die für den genehmigten Zweck nötigen Zugriffe.

11. Vorfälle und Unsicherheit

Falsche Datenfreigaben, unerwartete Zugriffe und veröffentlichte vertrauliche
Inhalte werden sofort an [Kontakt] gemeldet. Bei Unsicherheit wird die Eingabe
gestoppt und die zuständige Stelle entscheidet über das weitere Vorgehen.

12. Rollen

Geschäftsleitung: genehmigt Richtlinie, Verantwortlichkeiten und Risikorahmen.
[Datenschutz- oder Compliance-Rolle]: prüft relevante Anwendungen.
IT oder Informationssicherheit: prüft Anbieter, Konten, Zugriffe und Integrationen.
Fachverantwortliche: definieren Anwendungen und fachliche Kontrollen.
Mitarbeitende: halten die Richtlinie ein, prüfen Ergebnisse und melden Vorfälle.

13. Schulung und Überprüfung

Mitarbeitende erhalten vor der beruflichen Nutzung eine Einführung in
freigegebene Werkzeuge, Datenregeln und Prüfschritte.

Diese Richtlinie wird mindestens [Intervall] sowie bei wesentlichen Änderungen
von Werkzeugen, Verträgen, Datenbearbeitungen oder rechtlichen Vorgaben geprüft.
Änderungen werden mit Versionsnummer, Datum und verantwortlicher Person
dokumentiert.

Checkliste vor der Freigabe eines Werkzeugs

Prüft vor der Freigabe:

Welches konkrete Problem soll das Werkzeug lösen?
Welche Daten werden eingegeben, erzeugt und gespeichert?
Werden Personendaten oder besonders schützenswerte Personendaten verarbeitet?
Wo werden die Daten verarbeitet und gespeichert?
Werden Unterauftragnehmer eingesetzt?
Werden Eingaben oder Ergebnisse für Training oder andere Zwecke verwendet?
Welche Aufbewahrungs- und Löschmöglichkeiten bestehen?
Welche Verträge und Einstellungen gelten für den gewählten Kontotyp?
Welche Länder sind an der Bearbeitung beteiligt?
Welche Rollen, Zugriffe und Protokolle stehen zur Verfügung?
Kann das Werkzeug wieder entfernt oder ersetzt werden?
Wer besitzt den Anwendungsfall und wer prüft Ergebnisse?
Welche Folgen kann ein Fehler haben?
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu prüfen?
Müssen betroffene Personen informiert werden?
Entsteht eine automatisierte Einzelentscheidung?
Sind arbeitsrechtliche, urheberrechtliche oder branchenspezifische Fragen betroffen?
Wie werden Vorfälle gemeldet und bearbeitet?
Wann wird die Freigabe erneut geprüft?

Dokumentiert nicht nur den Produktnamen. Ein kostenloses Privatkonto und ein vertraglich geregeltes Unternehmenskonto desselben Anbieters können unterschiedliche Einstellungen und Bedingungen haben.

Checkliste für einen Anwendungsfall

Name des Anwendungsfalls:
Verantwortliche Person:
Verwendetes Werkzeug und Kontotyp:
Ziel der Aufgabe:
Erlaubte Eingaben:
Nicht erlaubte Eingaben:
Erwartetes Ergebnis:
Notwendige Quellen:
Prüfende Person oder Rolle:
Prüfschritte:
Freigabe vor externer Nutzung:
Speicher- und Ablageort:
Aufbewahrungsdauer:
Abbruchkriterien:
Vorgehen bei einem Fehler:
Datum der nächsten Überprüfung:

Die Richtlinie einführen

1. Tatsächliche Nutzung erfassen

Fragt die Teams, welche Werkzeuge sie verwenden und für welche Aufgaben. Erfasst mindestens Werkzeug, Kontotyp, Datenarten, Verbindungen zu anderen Systemen und verantwortliche Person.

2. Wenige Werkzeuge freigeben

Wählt für den Anfang eine kleine Zahl geeigneter Werkzeuge. Dokumentiert Kontotyp und Einstellungen. Eine Freigabe nur nach Produktname ist zu ungenau.

3. Datenampel anpassen

Verwendet Begriffe und Beispiele aus eurem Alltag, etwa unveröffentlichte Offerten, Bewerbungsdossiers, Kundendateien oder Quellcode.

4. Mit echten Aufgaben schulen

Mitarbeitende müssen erkennen, welche Daten erlaubt sind, wie sie Ergebnisse prüfen und an wen sie sich bei Unsicherheit wenden. Auf der Seite Workshops findest du Formate für Grundlagen, gemeinsame KI-Workflows und konkrete Vorhaben. Preise und Vergleichswerte stehen im Artikel KI-Schulung: Kosten und Preise.

5. Nach dem ersten Monat nachfragen

Prüft, welche Regeln unklar sind, welche Freigaben den Alltag unnötig blockieren und wo Risiken übersehen wurden. Passt die Richtlinie anhand konkreter Fälle an.

Häufige Fehler

Eine Richtlinie, die jedes Risiko verbieten will, fördert private Konten und nicht dokumentierte Wege. Freigegebene Werkzeuge und konkrete Beispiele sind praktikabler.

Eine reine Datenschutzrichtlinie reicht ebenfalls nicht. Fehlerhafte Inhalte, erfundene Quellen, ungeprüfter Code und fehlende fachliche Freigaben können auch ohne Personendaten Schaden verursachen.

Ein Produktname ohne Kontotyp und Konfiguration ist keine ausreichende Freigabe. Vertragsbedingungen, Speicherfristen und Trainingsnutzung können sich unterscheiden.

Eine menschliche Freigabe löst nicht jedes Problem. Die prüfende Person braucht Zeit, Fachwissen und Zugang zu den verwendeten Quellen.

Schliesslich braucht die Richtlinie einen Besitzer. Jemand muss neue Werkzeuge prüfen, Fragen beantworten, Vorfälle bearbeiten und Änderungen veröffentlichen.

Wann zusätzliche Prüfung nötig ist

Holt fachliche oder rechtliche Unterstützung ein, wenn der geplante Einsatz beispielsweise:

besonders schützenswerte Personendaten betrifft
Informationen unter Berufs- oder Amtsgeheimnis verarbeitet
Mitarbeitende oder Bewerbende bewertet
Entscheidungen mit erheblichen Folgen für Personen vorbereitet oder automatisiert
Daten in weitere Länder oder an zusätzliche Anbieter übermittelt
Kunden ohne menschliche Prüfung kontaktiert
produktive Systeme oder Daten selbstständig verändert
umfangreiche Überwachung oder Profilbildung ermöglicht
fremde Inhalte in grossem Umfang verarbeitet oder veröffentlicht
branchenspezifischen Aufsichtsregeln unterliegt

Die Vorlage hilft euch, die richtigen Fragen zu stellen. Sie bestätigt nicht, dass ein konkreter Einsatz rechtmässig ist.