Warum Dokumentation oft unterschätzt wird
Wenn man mit Unternehmern über Softwareprojekte spricht, taucht das Wort „Dokumentation“ selten als erstes auf. Meist geht es um Funktionen, Geschwindigkeit oder Kosten. Dokumentation gilt als Nebensache. Gleichzeitig fürchten viele, sie könnte alles verlangsamen.
Die Wahrheit liegt dazwischen: Dokumentation ist unverzichtbar, aber nur, wenn sie das Richtige festhält. Papierberge, die niemand liest, helfen niemandem. Klarheit, die den Ablauf stützt, ist dagegen Gold wert.
Dokumentation ist kein Selbstzweck
In vielen Projekten wird Dokumentation zum Selbstzweck. Jedes Meeting wird minutiös protokolliert, jede Idee sofort in ellenlange Anforderungslisten gegossen. Das Problem: Diese Texte klären nichts, sie schaffen nur Masse.
Was wirklich gebraucht wird, ist Relevanz. Dokumentation soll Entscheidungen nachvollziehbar machen und Orientierung geben. Alles andere kann weg.
Relevante Dokumentation schafft Klarheit
Gerade in KMUs ist der direkte Austausch wichtig. Doch Gespräche verschwinden schnell, wenn sie nicht festgehalten werden. Relevante Dokumentation sichert, dass alle wissen, woran gearbeitet wird.
Beispiele
- Eine kurze Zusammenfassung der Projektziele in Alltagssprache.
- Ein schlanker Überblick über die wichtigsten Funktionen, die zuerst entstehen sollen.
- Notizen zu offenen Fragen und getroffenen Entscheidungen.
Es geht nicht darum, alles aufzuschreiben. Es geht darum, das Richtige festzuhalten.
Wie gute Dokumentation Tempo bringt
Viele glauben, Dokumentation koste Zeit. In Wahrheit spart sie Zeit, wenn sie schlank bleibt. Sie verhindert Missverständnisse, Doppelarbeit und endlose Diskussionen.
Stell dir vor, ein Entwickler fragt zum dritten Mal nach einer Anforderung, weil sie nirgends klar steht. Oder ein Unternehmer wundert sich, warum etwas umgesetzt wurde, das gar nicht gebraucht wird. Mit relevanter Dokumentation wäre beides vermeidbar.
Praxis: So sieht relevante Dokumentation aus
- Projektziel: In einem Satz: „Wir bauen ein internes Dashboard, das sofort zeigt, welche Aufträge offen sind.“
- Prioritäten: Welche Funktionen zuerst umgesetzt werden, nicht alles, sondern die wichtigsten drei.
- Entscheidungen: Jede wesentliche Entscheidung kurz dokumentieren.
- Offene Punkte: Klar notieren, was noch zu klären ist.
Mehr braucht es oft nicht.
Dokumentation und Verantwortung
Dokumentation schafft auch Verbindlichkeit. Wenn Entscheidungen festgehalten sind, weiss jeder, worauf er sich eingelassen hat. Das schützt vor späteren Missverständnissen.
Ein Beispiel: Der Unternehmer entscheidet sich, eine bestimmte Funktion vorerst nicht umzusetzen. Wenn das dokumentiert ist, kann später niemand sagen, er habe es „anders verstanden“. Klarheit entsteht durch Festhalten.
Digitale Werkzeuge nutzen
Dokumentation muss nicht in endlosen PDFs verschwinden. Digitale, leicht zugängliche Werkzeuge machen es einfacher. Ein geteiltes Dokument, ein Projekttool, ein Kanban-Board – Hauptsache, es ist transparent und für alle sichtbar.
Dokumentation in der Balance
Die Kunst liegt im Gleichgewicht. Zu wenig Dokumentation führt zu Chaos. Zu viel lähmt das Projekt. Die richtige Balance bedeutet: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Und wichtig: Dokumentation ist nie Selbstzweck. Sie dient immer dem Ziel, das Projekt schneller, klarer und nutzbarer zu machen.
Fazit
Dokumentation ist kein Bremsklotz, sondern ein Beschleuniger, wenn sie relevant bleibt. Sie schafft Klarheit, verhindert Missverständnisse und macht Abläufe schneller.
Für KMUs ist das entscheidend: Sie brauchen Tempo und Orientierung zugleich. Wer die Balance findet, gewinnt beides.